October 22, 2024 |

Gestion des événements

La gestion d'événements caritatifs : 10 erreurs à éviter

Organiser un événement caritatif est une tâche complexe, avec de nombreux détails à prendre en compte pour garantir son succès. Cependant, même les organisateurs les plus expérimentés peuvent commettre des erreurs qui impactent la fluidité de l'événement, la collecte de fonds ou l'engagement des participants. Voici les 10 erreurs les plus courantes à éviter lors de la gestion d'événements caritatifs, et comment des solutions comme Actively peuvent vous aider à les surmonter.

Erreur 1. Manque de planification détaillée

Une planification insuffisante est l'une des principales raisons d'échec d'un événement. Ne pas prévoir suffisamment à l'avance ou négliger des détails critiques peut entraîner des imprévus coûteux. Utiliser un outil de gestion permet de créer un plan d'action complet avec des rappels automatiques pour s'assurer que chaque tâche est réalisée dans les délais.

Erreur 2. Mauvaise gestion des bénévoles

Les bénévoles sont la clé de la réussite d'un événement. Ne pas leur donner des tâches claires, des instructions précises ou un suivi adéquat peut mener à de la confusion et à des efforts inefficaces.

En effet, Actively la solution tout-en-un, centralise la gestion des bénévoles, permettant ainsi de lister toutes les missions possibles, d’attribuer des rôles et de suivre leurs actions en temps réel.

Erreur 3. Communication inefficace avec les participants

L'une des erreurs les plus courantes dans la gestion d'événements caritatifs est une communication insuffisante ou inefficace avec les participants. Lorsque les participants ne sont pas correctement informés avant, pendant, et après l'événement, cela peut provoquer de la confusion, une baisse d'engagement, et même un désintérêt pour l'événement lui-même.

Une mauvaise communication peut affecter non seulement l'expérience des participants, mais aussi leur perception de l'organisation et de sa mission. En effet, un manque d'informations claires sur par exemple les horaires, les activités, les attentes ou même les objectifs de l'événement peut entraîner une frustration qui pourrait facilement être évitée.

Pour éviter ces écueils, il est essentiel de mettre en place une stratégie de communication solide qui couvre toutes les phases de l'événement : avant, pendant et après.

Avant l'événement caritatif :

Il est crucial d'informer les participants en amont de l'événement. Cela peut se faire via une combinaison de canaux comme les emails, les réseaux sociaux, et même les messages SMS si nécessaire. L’idée est de s'assurer que chaque participant sait :

• La date et l'heure de l'événement.
• Le lieu exact, avec des indications si besoin (informations pratiques comme parking, accès handicapé, etc.).
• Le programme détaillé, y compris les activités, les temps forts et les objectifs de l’événement.
• Comment s'y préparer (code vestimentaire, éléments à apporter, etc.).

Pendant l'événement caritatif :

Pendant l'événement, il est important de maintenir une communication active. Cela peut se faire grâce à plusieurs outils :

• Signalétique physique : Assurez-vous que des panneaux clairs indiquent les différentes zones de l'événement.
• Écrans et annonces en direct : Utilisez des écrans pour afficher le programme ou partager des informations en temps réel. Faites des annonces fréquentes pour guider les participants.

Après l'événement :

Le suivi après l'événement est tout aussi important. Une bonne communication post-événement permet de maintenir le lien avec les participants et de renforcer leur engagement.

• Remerciements personnalisés : Envoyez un e-mail de remerciement à tous les participants avec des photos ou vidéos des moments clés de l’événement.
• Partage des résultats : Si l’événement a permis de lever des fonds, partagez des informations sur le montant récolté et sur l’impact que cela aura pour la cause. Cela montre que leur participation a fait une différence.
• Collecte de feedback : Utilisez un questionnaire pour recueillir des avis sur l'événement, ce qui vous permettra de vous améliorer pour les prochaines éditions.

Erreur 4. Sous-estimation du budget nécessaire

De nombreuses associations, particulièrement celles avec des ressources limitées, sous-estiment le coût total d’un événement pour le mener à bien et ont tendance à ne pas allouer suffisamment de fonds pour couvrir tous les aspects de l'événement. Cela peut entraîner des imprévus financiers, une qualité réduite des services offerts, voire des déficits budgétaires qui compromettent l’objectif de l'événement et affecte l’expérience des participants.

La solution à cette erreur repose sur une planification budgétaire rigoureuse, accompagnée d'une gestion financière proactive tout au long du processus d'organisation. Voici quelques étapes à suivre pour éviter une sous-estimation du budget :

• Identifier toutes les dépenses potentielles :

  • Réalisez une liste exhaustive de toutes les dépenses, même les plus petites. Cela inclut non seulement les dépenses évidentes comme la location du lieu ou le matériel, mais aussi les coûts cachés tels que les frais de service, les assurances, les licences, ou les éventuels imprévus.
  • Assurez-vous également d’anticiper les coûts liés à la communication, aux outils digitaux (comme les plateformes d’inscription ou de gestion d’événements), et aux éventuelles compensations pour les bénévoles.

• Prévoir une marge de sécurité dans le budget :

  • Une règle d’or est de toujours prévoir une marge de 10 à 20 % au-dessus du budget estimé. Cette réserve financière vous permettra de couvrir les imprévus, comme une augmentation soudaine des prix ou des dépenses supplémentaires de dernière minute.
  • Cette marge vous aidera aussi à ajuster les coûts si certains postes budgétaires s’avèrent plus chers que prévu.

• Effectuer une gestion budgétaire continue :

  • Il est important de suivre régulièrement vos dépenses pendant toute la durée de l'organisation de l'événement.
  • Un tableau de suivi (Excel ou Quickbooks) peut être mis en place pour chaque catégorie de dépenses (logistique, restauration, communication, etc.) afin de s'assurer qu'aucun dépassement budgétaire n'ait lieu sans être immédiatement repéré.

• Recherche de sponsors et de partenariats :

  • Afin d'alléger les coûts, il est judicieux de chercher des sponsors ou des partenaires qui peuvent fournir des services ou des équipements à prix réduit ou gratuitement. De nombreuses entreprises sont prêtes à s'associer à des événements caritatifs en échange d'une visibilité, que ce soit via de la publicité ou une présence sur place.
  • De plus, les collaborations avec des fournisseurs peuvent permettre de négocier des tarifs préférentiels pour certains services (restauration, hébergement, transport).

Erreur 5. Manque de transparence dans la gestion des fonds levés

Ne pas suivre correctement les dons ou être opaque sur l’utilisation des fonds peut dissuader les donateurs de participer à nouveau. En effet, le manque de transparence concernant la gestion des fonds levés est une erreur courante, mais souvent sous-estimée dans l’organisation d’événements caritatifs. Les participants et donateurs veulent savoir précisément comment l'argent qu'ils ont donné est utilisé, surtout lorsqu'ils soutiennent une cause qui leur tient à cœur. Un manque de transparence peut conduire à une perte de confiance, ce qui pourrait non seulement affecter les dons futurs, mais aussi ternir la réputation de l'organisation.

Pour éviter ces problèmes, il est essentiel d’adopter une approche transparente dès le début de l’organisation de l’événement. Voici quelques stratégies pour y parvenir :

• Communiquer clairement sur l'utilisation des fonds avant l'événement : par exemple sur la page web de l’événement, inclure une section détaillant la répartition des fonds, comme : "75 % des dons iront directement à la cause, 15 % couvriront les frais logistiques, et 10 % seront utilisés pour les communications et la sensibilisation."

• Utiliser des outils de suivi des dons en ligne : De plus en plus de plateformes de collecte de fonds permettent aux organisations d’afficher en temps réel les montants collectés et leur répartition. Ces outils de suivi en ligne offrent une transparence totale et permettent aux donateurs de suivre leur contribution et son impact.

En interne, pour les organisateurs, des outils comme Actively offrent un suivi en temps réel des dons collectés et permettent une gestion précise de leur répartition. Cela facilite la gestion financière pendant l'événement et permet aux organisateurs d’adapter leur stratégie en fonction des résultats.

• Publier un rapport financier détaillé après l'événement : Ce rapport doit inclure non seulement le montant total des fonds levés, mais aussi la manière dont ces fonds ont été répartis et utilisés. Il est également important d’illustrer l'impact concret des dons (combien de vies ont été améliorées, quels projets ont été financés, etc.) Ce rapport peut être diffusé par email, publié sur le site web de l'organisation ou partagé sur les réseaux sociaux pour maximiser la visibilité et l'impact de la transparence financière.

Erreur 6. Mauvaise gestion logistique le jour J

L’organisation logistique d’un événement caritatif est une opération complexe qui demande une coordination minutieuse entre différents acteurs : bénévoles, prestataires, participants, et l’équipe interne. Une mauvaise gestion de la logistique le jour de l’événement peut avoir des conséquences désastreuses : retards, confusion parmi les équipes, mauvaise répartition des ressources, ou encore des expériences négatives pour les participants. Tout cela peut nuire à l’image de l’événement et compromettre le succès des actions caritatives.

Une gestion logistique efficace repose avant tout sur une planification et une coordination fluide entre les équipes. Pour éviter les erreurs fréquentes, il est essentiel d’élaborer un plan logistique complet bien en amont, prenant en compte chaque aspect de l’événement : gestion des flux de participants, organisation des bénévoles, et préparation des infrastructures. La communication en temps réel entre toutes les parties prenantes (bénévoles, prestataires et organisateurs) joue un rôle clé, ainsi que l’anticipation des besoins matériels et humains. L'utilisation d'outils de suivi en temps réel permet de surveiller l’évolution des tâches et d'intervenir rapidement en cas d’imprévu. Ce type d'approche proactive assure que les missions logistiques soient menées à bien et que l’événement se déroule sans perturbation majeure, garantissant une expérience fluide pour les participants.

Erreur 7. Absence de plan B pour les imprévus

L'absence d'un plan B est une erreur critique dans la gestion des événements caritatifs. Bien qu'il soit impossible de prévoir tous les obstacles, un événement bien organisé nécessite la capacité de réagir efficacement aux imprévus. Les organisateurs peuvent être confrontés à de nombreux aléas tels que des conditions météorologiques défavorables, des retards de livraison, des pannes techniques, ou encore des annulations de dernière minute de prestataires. Sans solutions de secours, ces situations peuvent entraîner des interruptions, nuire à l’expérience des participants, et compromettre l’atteinte des objectifs de l’événement, notamment en termes de collecte de fonds.

Pour éviter ce genre de situations, il est primordial de prévoir un plan B pour chaque aspect critique de l’événement. Voici quelques bonnes pratiques à adopter pour mettre en place des solutions alternatives robustes :

• Analyser les risques : dresser une liste des potentiels risques et imprévus liés à chaque domaine de l'organisation de l'événement (logistique, météo, fournisseurs, bénévoles). Il est important d’imaginer les scénarios possibles et d’évaluer leur probabilité.
• Prévoir des prestataires et partenaires de secours : Un aspect crucial du plan d'urgence est de prévoir des prestataires alternatifs. Cela peut inclure des contacts supplémentaires pour la location de matériel, des traiteurs de remplacement, ou des techniciens disponibles en cas de problème technique. Avoir un réseau de fournisseurs et partenaires fiables permet de réagir rapidement si un prestataire fait défaut ou si un problème technique survient.
• Optimiser la communication : Une communication efficace est essentielle pour mettre en œuvre un plan B rapidement. Cela passe par la formation des équipes et des bénévoles sur les scénarios d’urgence. Assurez-vous que tout le personnel connaît les procédures à suivre en cas d'imprévu.
• Prévoir des ressources financières et matérielles supplémentaires : Un plan d'urgence doit également prévoir des budgets et des ressources supplémentaires. Avoir une petite réserve de fonds peut permettre de pallier des dépenses imprévues, comme la location de matériel supplémentaire ou l'embauche de personnel temporaire.
• Rester flexible et réactif : La clé d’une gestion efficace des imprévus réside dans la flexibilité. Le jour J, il est possible que d’autres problèmes surviennent, même ceux que vous n’avez pas anticipés. Les équipes doivent donc rester agiles et prêtes à réévaluer la situation rapidement pour trouver des solutions sur le moment.

Erreur 8. Mauvaise gestion du timing des activités

Une erreur fréquente dans l’organisation d’événements caritatifs est la mauvaise gestion du timing des activités. Lorsque le programme n’est pas bien respecté, les retards peuvent s’accumuler et affecter le déroulement global de l'événement. Cela peut créer de la frustration chez les participants, les bénévoles et les intervenants, surtout si les moments clés de l’événement, comme les discours ou les performances, sont reportés ou écourtés. Un autre risque est de programmer trop d'activités sur une période trop courte, laissant peu de temps aux participants pour profiter pleinement de chaque moment ou pour interagir avec les autres. De plus, un timing mal géré peut entraîner des problèmes logistiques, comme le manque de coordination pour la préparation et l’installation des équipements nécessaires à certaines activités.

Pour éviter la mauvaise gestion du timing lors d'un événement caritatif, il est crucial d'élaborer un programme réaliste qui prend en compte les durées exactes des activités et les transitions. Un responsable du timing peut assurer le respect des horaires et communiquer avec les équipes en temps réel. Il est également important d’inclure des activités flexibles, comme des pauses, qui permettent d'ajuster le programme sans perturber l'événement. En utilisant des outils technologiques pour suivre le déroulement et en communiquant clairement les horaires à tous, on peut s'assurer que l'événement se déroule sans accroc.

Erreur 9. Ne pas suivre et engager les participants après l’événement

Un suivi après un événement caritatif est absolument essentiel pour entretenir la relation avec les participants, les donateurs et les bénévoles. Lorsqu'un événement se termine, c'est souvent le début d'une nouvelle phase : celle de la fidélisation. Ne pas capitaliser sur cet axe peut rapidement freiner les efforts de collecte de fonds futurs. Les donateurs et participants qui ne reçoivent aucune nouvelle, ni remerciement, risquent de se sentir négligés ou non valorisés, ce qui peut réduire leur volonté de contribuer à nouveau. Par exemple, une absence de suivi après un don peut donner l’impression que l’événement était purement transactionnel et non une véritable collaboration humanitaire.

De plus, l'absence de communication sur l'impact des dons et des contributions peut renforcer cette perception négative. Les participants veulent savoir comment leurs dons ont été utilisés et quel impact concret ils ont eu. Un manque de transparence ou de retours d’information peut éroder la confiance dans l'organisation, ce qui est particulièrement critique dans le secteur caritatif où la crédibilité est primordiale.

Pour assurer un suivi efficace après un événement caritatif, il est crucial d'envoyer des messages de remerciement personnalisés dès les jours qui suivent l'événement, en valorisant les contributions spécifiques des participants, donateurs et bénévoles. Ces messages doivent inclure des informations claires sur l'impact des dons et des actions réalisées grâce à leur soutien. Partager des résultats concrets, comme des témoignages ou des chiffres sur les projets financés, renforce la confiance et maintient l'engagement. En plus de ces remerciements, il est essentiel de maintenir une communication régulière tout au long de l'année pour continuer à engager les donateurs avec des mises à jour sur les progrès de la cause et des opportunités futures de participation.

Erreur 10. Ne pas analyser les résultats de l’événement

Ne pas analyser les performances de l’événement caritatif peut limiter l’amélioration des actions futures. Après des semaines, voire des mois, de préparation, il est tentant de considérer la fin de l'événement comme un aboutissement en soi. Cependant, une véritable évaluation permet de tirer des enseignements essentiels pour optimiser les prochains événements. Sans un suivi détaillé des indicateurs de performance, il devient difficile de savoir si les objectifs fixés ont été atteints, que ce soit en termes de dons collectés, de satisfaction des participants, ou de mobilisation des bénévoles.

Pour cela, Actively propose un tableau de bord en temps réel qui permet de visualiser l'évolution des dons avec des diagrammes, offrant ainsi une vue globale des contributions pendant l'événement. Pour les bénévoles, Actively aide à suivre leurs missions et à analyser leurs performances, permettant de décider quels bénévoles pourraient être réengagés ou promus lors de prochains événements. De plus, l’outil facilite l’export des données pour une analyse approfondie et génère des rapports détaillés, renforçant la transparence auprès des donateurs et des partenaires tout en optimisant la gestion logistique.

Conclusion

Organiser un événement caritatif demande une planification minutieuse et une gestion rigoureuse pour éviter les erreurs. Grâce à des outils numériques comme Actively, les associations peuvent centraliser et optimiser la gestion de leurs événements, du recrutement des bénévoles à la gestion des dons en passant par la logistique. En évitant ces 10 erreurs courantes, vous pouvez assurer le succès de vos événements caritatifs et maximiser l'impact de votre cause en 2024.